Para aumentar a eficiência na emissão dos orçamentos, é necessário primeiro cadastrar os Itens em: Configurações > Procedimentos.
Está disponível uma nova versão para orçamentos de pacotes de procedimentos! Uma versão mais simples, dinâmica e eficiente, pensada para agilizar a rotina de seus atendimentos.
Faça Orçamentos de Pacotes de Procedimentos e controle tanto as quantidades utilizadas quanto os pagamentos com o sistema da My Smart Clinic.
Encontre abaixo o passo a passo de como aproveitar essa novidade:
Novo Orçamento
Você pode encontrar os Novos Orçamentos acessando o módulo Financeiro no menu principal, ou buscar diretamente no menu do paciente em Orçamentos Novos:
O próximo passo para incluir um novo orçamento é ir em adicionar e preencher as informações de Status do Orçamento (orçamentos novos já abrem como Pendente, mas caso a negociação já tenha sido feita e você apenas esteja incluindo o orçamento no sistema, pode marcar o status como Aceito ou Recusado), do Médico responsável pelo procedimento, e do Paciente em questão (caso você já esteja com o prontuário do paciente aberto, o sistema irá identificar o mesmo automaticamente).
Em Tipo de Orçamento, selecione Procedimentos/Pacotes, e depois clique no botão + Adicionar Procedimento
Agora é só selecionar os itens na lista. O Sistema preencherá o preço automaticamente, conforme as informações do Cadastro do Procedimento. Depois inclua a quantidade de sessões, altere o valor e desconto, se for esse o caso.
Após finalizar a conferência dos dados, clique em Adicionar. Para inserir mais itens ao pacote, repita o processo de Adicionar Procedimento, quantas vezes forem necessárias.
Ao final, confira o restante dos campos, verifique se tudo está de acordo com o necessário para o orçamento... E salve!
Soma dos itens: Aqui fica a soma de todos os procedimentos que foram incluídos no pacote;
Desconto: Área para aplicação de desconto, seja em percentual ou em valor real (a escolher);
Total do orçamento: Esse é o total da soma dos itens. O valor com desconto, se aplicado, aparecerá aqui;
Forma de Pagamento: Forma de pagamento informada: se o pagamento será à vista ou parcelado;
Observações Gerais: Campo de texto livre para informações adicionais, anotações ou quaisquer outras observações que achar pertinente colocar;
Adicionar à Galeria do Paciente: Marcando essa opção, você pode ou não deixar o orçamento disponível para visualização pelo Login do Paciente;
A conferência desses campos é de extrema importância para que não hajam erros no controle de estoque e nem no controle financeiro da clínica!
Obs.: para orçamentos com forma de pagamento "Parcelado": indique valor de entrada e quantidade de parcelas a ser distribuído o restante, que o Sistema calculará o valor de cada parcela para você;
Pronto! Seu orçamento está salvo e aparecerá na lista de orçamentos já feitos, com os dados de nome do paciente, médico responsável pelo procedimento, valor total do orçamento, e o desconto aplicado.
Enquanto o orçamento constar como Pendente, ou se for marcado comi Rejeitado, ele ainda é passível de edição. Depois que ele constar como Aprovado, o sistema não permite mais alterações dos valores.
Ao clicar em Visualizar, abrirá uma tela mostrando o orçamento pronto para a impressão, com a opção de Imprimir e de Ocultar valores unitários. A impressão sairá conforme as configurações de impressão pré-definidas.
Abaixo tem a imagem ampliada de como ficará o orçamento. O orçamento da imagem abaixo é o mesmo criado nos exemplos anteriores.
Se for selecionada a opção de Ocultar valores unitários, ficará disponível na visualização apenas o total dos itens.
Obs.: para especialidade de Odontologia, a impressão inclui um odontograma, onde você pode, manualmente, indicar o dente e face a serem trabalhados.
Alterando o status do orçamento
Localize o orçamento na lista. Você pode acessar diretamente pelo módulo Financeiro, indo em Novos Orçamentos, ou na opção Orçamentos Novos diretamente pelo prontuário do paciente, e utilize o campo de pesquisa para buscar o orçamento pelo nome do paciente ou do médico responsável
Legenda da foto:
Faixa azul: orçamento pendente;
Faixa verde: orçamento aceito;
Faixa vermelha: orçamento recusado;
Ícone de anotação: editar orçamento;
Ponto de exclamação: orçamento não pode mais ser editado (já aceito);
Olho: visualizar orçamento para impressão;
Quadrados sobrepostos: copiar orçamento;
Folha: gerenciar quantidades (somente após já utilizado em agendamento);
No pé da página de orçamentos, aparecerá a seguinte legenda para facilitar o entendimento durante a conferência dos orçamentos:
Para fazer qualquer edição, é só clicar no ícone de anotação na linha do Orçamento em questão. Na página que se seguirá, você pode alterar os itens do orçamento, caso necessite. Para fazer a alteração do status, clique sobre o botão Aceito ou Recusado, e salve.
Observe que o orçamento só pode ser alterado enquanto estiver com o status de Pendente ou Recusado. Após aceito, não pode mais ser modificado.
Agora que o orçamento já está incluído no sistema e aceito pelo paciente, você já pode prosseguir com o agendamento. 😉
Agendamento com o orçamento
Acesse a Agenda e inclua um novo agendamento normalmente, escolha data e horário, conforme for necessário. Busque pelo nome do paciente e na sessão Orçamentos/Pacotes do Paciente, mantenha na aba Novos, e o orçamento aparecerá como opção para ser selecionado
Automaticamente, o sistema preencherá os dados de Tipo de Compromisso e Procedimentos com as informações dos itens contratados. No quadro Procedimentos do pacote, você pode conferir os itens do pacote, quantidade consumida e indicar a quantidade a ser utilizada no agendamento.
Confira, insira observações, caso necessário, e salve o agendamento.
Fazendo a evolução do atendimento
1. No dia do procedimento, você fará a evolução dos status do agendamento e inclusões no atendimento normalmente.
2. Na hora de registrar o pagamento, clique no 💲 e registre normalmente conforme necessário. Inclua descontos ou informações adicionais que se façam necessárias. Você também pode escolher registrar o pagamento com o saldo da Conta Paciente.
Essa é uma forma avançada de utilizar os recursos que o My Smart disponibiliza para você!
3. Se você registrar o pagamento integral em um agendamento, para os próximos, utilizando o mesmo pacote, o sistema já indicará não haver mais pendência financeira (cifrão verde ou azul);
4. O contrário é verdadeiro: caso não tenha sido registrado pagamento, ou o pagamento foi integral, o cifrão do próximo agendamento com o mesmo pacote ficará vermelho;
❗ Faça quantos agendamentos forem necessários, enquanto houverem quantidades disponíveis, vinculando o mesmo número de pacote. 😉
Inseriu a quantidade incorreta no agendamento? Veja aqui como gerenciar.
Gostou? ✨
Ficou com alguma dúvida? Chame-nos pelo chat, o balão laranja no canto inferior direito da página! 💭